| Universität für Musik und darstellende Kunst Wien |
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LV-spezifische LV-Gruppen-Verwaltung
LV-spezifische LV-Gruppen-VerwaltungStandardgruppe aktivieren, weitere LV-Gruppen erstellen
Zwei-Phasen-Anmeldung einrichten
Services nutzen
LV-spezifische LV-Gruppen-Verwaltung
Die Verwaltung der LV-Gruppen ist ein wichtiger Teil der Teilnehmerverwaltung, da diese in
Eine "Anmeldung zu einer LV" ist also immer eine Anmeldung zu einer bestimmten LV-Gruppe. Aus Gründen der besseren Lesbarkeit ist hier auch kurz von der "Anmeldung zu einer LV" die Rede, auch wenn immer die Anmeldung zu einer bestimmten LV-Gruppe gemeint ist.
Die Teilnehmerverwaltung umfasst die Bereiche LV-Management (Thema dieser Online-Hilfe) und die LV-An/Ab- und Ummeldung (siehe die Online-Hilfe zur LV-An/Ab/Ummeldung).
Hinweis: Die Ausdrücke "LV-Gruppe" und "Teilnehmergruppe" werden hier, in anderen Dokumentationen der Lehre und auch in der Web-Oberfläche synonym verwendet.
Möglichkeiten des LV-Gruppen-Managements
Das Programm-Modul bietet unter anderem folgende Möglichkeiten im Kontext der Teilnehmerverwaltung:- Erstellen, Bearbeiten und Löschen von LV-Gruppen
- Lehrende können nach Teilnehmer/innen eigener LV-Gruppen, Sachbearbeiter nach Teilnehmern aller Gruppen aller LVs der Organisation suchen
- Definition von Kriterien zur LV-Anmeldung durch Studierende selbst oder durch Bedienstete (Sachbearbeiter oder Lehrende): Festsetzen von Anmelde- und Abmeldefristen, Studienfilter, Prüfungsvoraussetzungen gemäß Vorgaben aus der Prüfungsverwaltung als Anmeldebedingungen
- Steuerung der Anmeldemodalitäten: Anmeldung auf Fixplatz- und Wartelisten, automatische oder manuelle Vergabe von frei werdenden Fixplätzen durch Einsatz von Reihungsverfahren, Unterbinden der Wartelistenanmeldung bei noch vorhandenen Fixplätzen in anderen Gruppen
- Organisationsweite Bearbeitung von Gruppenattributen (siehe die Online-Hilfe zur organisationsweiten LV-Gruppen-Verwaltung)
- Exportmöglichkeiten von Teilnehmer- und Gruppendaten zu Analysezwecken oder zur Weiterverarbeitung in Datenbanken und Kalkulationsprogrammen
- Einsicht in die Teilnehmer- und Gruppenstatistik zum besseren Handling von Server-Lastspitzen während der Anmeldefristen durch den Systemadministrator: LV-Auslastung, Verteilung der LV-Teilnehmer/innen über die einzelnen Gruppen der LVs hinweg, Verteilung der Beginne von Anmeldefristen in Zeitfenstern
- Kommunikationsmöglichkeiten: Lehrende und Sachbearbeiter können Lehrende und Studierende eigener bzw. aller Gruppen einer Lehrveranstaltung über E-Mail benachrichtigen.
Standardgruppe aktivieren, weitere LV-Gruppen erstellen
Standardgruppen und weitere LV-Gruppen
Übersteigt die Anzahl der Interessenten an einer Lehrveranstaltung die maximale Anzahl der betreubaren LV-Teilnehmer, so werden entweder Parallel-Lehrveranstaltungen eingerichtet, oder es werden zur LV mehrere Teilnehmergruppen erstellt, und die LV wird in mehreren Gruppen abgehalten.
Es gibt zwei Arten von LV-Gruppen: Standardgruppen und weitere LV-Gruppen. Wenn eine Lehrveranstaltung erstellt wird, besitzt sie zunächst genau eine inaktive Standardgruppe:
Inaktive Standardgruppen werden in der Gruppenliste nicht angezeigt, wohl aber in der Terminliste, und zwar unabhängig davon, ob für die inaktiven Standardgruppen bereits Termine erfasst wurden.
Eine Standardgruppe zu aktivieren bedeutet, für sie eine Anmeldefrist festzulegen. Erst mit einer Anmeldefrist wird sie in der Gruppenliste angezeigt.
Verwendungszwecke der Standardgruppen
- Wenn durch eine zentrale Einstellung für eine bestimmte LV-Art das Erstellen weiterer LV-Gruppen unterbunden ist, müssen Sie die Standardgruppe aktivieren, damit sich Studierende zur LV anmelden bzw. von Bediensteten angemeldet werden können.
- Wenn es zu einer LV auch weitere LV-Gruppen gibt, können Sie zusätzlich die Standardgruppe aktivieren und für Sammeltermine nutzen (z.B. für Vorbesprechungen oder Nachbesprechungen), bei denen alle Teilnehmer aller Gruppen der LV anwesend sind.
- Sie können die Standardgruppe im Rahmen der Zwei-Phasen-Anmeldung für die Phase-1-Anmeldung verwenden (siehe unten, Abschnitt "Zwei-Phasen-Anmeldung einrichten").
Sind für die jeweilige LV-Art weitere Gruppen zugelassen, so können Sie die Standardgruppe auch inaktiv lassen. Für Sammeltermine und die Phase-1-Anmeldung im Rahmen der Zwei-Phasen-Anmeldung können Sie auch eine weitere LV-Gruppe verwenden.
Ob und für welche LV-Arten neben der Standardgruppe auch weitere LV-Gruppen erstellt werden können, ist durch zentrale Einstellungen festgelegt.
Wenn berechtigte Benutzer/innen bezüglich einer Lehrveranstaltung ohne aktive LV-Gruppe in die Gruppenliste wechseln, bietet das System an, eine Teilnehmergruppe zu erstellen. Um die Standardgruppe zu aktivieren, wählen Sie die Option "Standardgruppe aktivieren":
Erfassen Sie die Attribute (siehe nächsten Abschnitt "LV-Gruppen-Erstellung - Attribute") und speichern Sie die Standardgruppe.
Weitere LV-Gruppen
Um weitere LV-Gruppen zu erstellen, wählen Sie eine der Optionen "mehrere weitere Gruppen anlegen" oder "eine weitere Gruppe pro Vortragenden". "mehrere weitere Gruppen anlegen": Das System schlägt für die erste Gruppe den Namen "Gruppe 1" vor, für die zweite "Gruppe 2" etc. Sie können die vorgeschlagenen Namen übernehmen oder ändern.
Wählen Sie "eine weitere Gruppe pro Vortragenden", so ermittelt das System zuerst die der LV zugeordneten Vortragenden und erstellt dann in einem Schritt für jeden Vortragenden (nicht für der LV zugeordnete Betreuer/innen und auch nicht für Mitwirkende) eine LV-Gruppe mit dem Namen des Vortragenden (Schema: <Nachname Vorname>). Sie können den Gruppennamen beeinflussen, indem Sie ein Präfix zu <Nachname Vorname> festlegen.
Wählen Sie als Präfix z.B. "Gruppe", so vergibt das System die Namen der Gruppen nach dem Schema: "Gruppe <Nachname 1 Vorname 1>", "Gruppe <Nachname 2 Vorname 2>" etc.
Beispiel: Die der LV zugeordneten Lehrenden seien Berthold Bauer, Genoveva Gustavsson und Wilhelmine Wagenknecht. Das System erstellt drei Gruppen mit folgenden Namen: "Gruppe Bauer Berthold", "Gruppe Gustavsson Genoveva" und "Gruppe Wagenknecht Wilhelmine".
Erfassen Sie die Attribute. Mit einem Klick auf "Speichern" stoßen Sie den Erstellungsvorgang an. Die einzelnen Vortragenden werden automatisch ihrer Gruppe zugeordnet.
Zwei-Phasen-Anmeldung einrichten
Wenn schwer abzuschätzen ist, wie viele Teilnehmer sich zu einer Lehrveranstaltung anmelden werden (wie viele Gruppen Sie also zur LV benötigen werden), können Sie die Anmeldung zur Lehrveranstaltung in zwei Phasen abwickeln: Zuerst melden sich die Studierenden zu einer beliebigen Gruppe an (z.B. zur Standardgruppe; "Phase-1-Anmeldung").
Nach Ende der Anmeldungsfrist kennen Sie damit die Anzahl der Teilnehmer und dadurch die Anzahl der benötigten Gruppen. In der zweiten Phase melden sich die Teilnehmer von der Phase-1-Gruppe in die eigentliche LV-Gruppe mit den Abhaltungsterminen um (bzw. werden von Bediensteten umgemeldet).
Services nutzen
Berechtigte Sachbearbeiter/innen, berechtigte Vortragende, Mitwirkende, Betreuer/innen und Leiter (diese nur, wenn sie der jeweiligen LV-Gruppe zugeordnet sind) können verschiedene Services im Kontext des LV-Gruppen-Managements über entsprechende Links im Navigationsbereich der Gruppenliste nutzen:
Sachbearbeiter können die Services jeweils für alle Gruppen der Lehrveranstaltung nutzen, Lehrende nur für Gruppen, denen sie zugeordnet sind.
Hinweis: Terminvortragende müssen nicht nur dem Termin, sondern auch der jeweiligen LV zugeordnet sein, um die Services nutzen zu können.
Die Services
1. Über 'Exportieren' können Teilnehmerlisten exportiert werden: Alle Teilnehmer, die im gewählten Semester der jeweiligen LV zu Gruppen der LV auf der Fixplatz- oder Warteliste angemeldet sind, können in eine XLS-Datei exportiert werden.
2. Berichte von Teilnehmer/innen, die zu den Gruppen der jeweiligen LV entweder auf der Fixplatzliste angemeldet sind (Teilnehmer/innen auf Warteliste werden im Bericht nicht berücksichtigt), können über ‚Berichte’ in eine PDF-Datei gedruckt werden. Die Studierenden werden nach der LV-Gruppe gruppiert und innerhalb der Gruppe nach dem Nachnamen sortiert gelistet.
3. Über 'Suchen' können Lehrende nach Teilnehmern suchen, die zur eigenen Gruppe angemeldet sind oder waren. Das System sucht Teilnehmer/innen auf der Fixplatz-, der Warte- und auf der Abmeldeliste (= Liste der abgemeldeten Teilnehmer/innen). Wenn die Teilnehmer-Suche von Sachbearbeitern genutzt wird, sucht das System jeweils in allen drei Listen aller Gruppen der LV.
4. Die Überprüfung der Prüfungsvoraussetzungen für Teilnehmer aller LV-Gruppen bzw. nur für Teilnehmer eigener LV-Gruppen kann über den gleichnamigen Navigationslink angestoßen werden. Sie können auswählen, ob der Check nur bei Teilnehmern auf der Fixplatz-, der Warteliste oder für Teilnehmerinnen beider Listen vorgenommen wird.
5. Über ‚per Email verständigen’ können Teilnehmer und Lehrende über E-Mail über die LV benachrichtigt werden. Vor dem Versand können Sachbearbeiter die Gruppen auswählen, deren Teilnehmer benachrichtigt werden, ob überhaupt Teilnehmer verständigt werden und ob auch die den Gruppen zugeordneten Lehrenden verständigt werden. Weiterhin kann auch bestimmt werden, welche Listen (Fixplatz-, Warteliste oder beide) berücksichtigt werden. Lehrende können nur Teilnehmer eigener Gruppen verständigen, wohl aber Lehrende anderer LV-Gruppen.
Über "Durchsuchen" können Sie E-Mail-Anhänge erstellen. Achten Sie darauf, die zulässige maximale Größe der Anhänge nicht zu überschreiten. Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator, um die maximal zulässige Dateigröße zu ermitteln und ob eine Dateityp-Überprüfung erfolgt.
Hinweis: Die Beschriftung der Schaltfläche hängt vom eingesetzten Browser ab (Google Chrome z.B.: "Datei auswählen"). Des Weiteren lassen sich nicht mit allen Browsern mehrere Anhänge pro E-Mail hinzufügen.
Mit der Checkbox "Auto-Reply" steuern Sie, ob im Fall von Zustellungsproblemen (z.B.: nicht-existente E-Mail-Adresse, überfüllte Mailbox) die Benachrichtigungs-Mails des jeweiligen Servers an Sie zugestellt oder zuvor abgefangen und gelöscht werden.
Mit der Checkbox "Sendeprotokoll" bestimmen Sie, ob die Benachrichtigungs-E-Mail an die Teilnehmer und Lehrenden im BCC auch an Sie versendet wird.
Hinweis: Beachten Sie, dass Sie in
6. Über 'Statistik' können Sie ein Balkendiagramm über das Verhältnis Anzahl der Teilnehmer an der LV / Studium (Studien-ID) einsehen:
Sie können die Daten nach der Studienbezeichnung, nach der Studien-ID und nach der Anzahl der Teilnehmer/innen der LV (alle Teilnehmer aller Gruppen) sortieren.
7. Über den Navigationslink 'Anzeigen' können alle Teilnehmer/innen angezeigt werden, die auf den Fixplatzlisten der einzelnen LV-Gruppen eingetragen sind. Lehrenden werden nur die Teilnehmer der eigenen Gruppe angezeigt.
