Universität für Musik und darstellende Kunst Wien |
|
Diese Anwendung erlaubt Einsichten in Veranstaltungen der jeweiligen Organisation, gegliedert nach:
Veranstaltungen können auch in der allgemeinen Suche nach verschiedenen Kriterien (Titel, Art, Themenbereich, Zeitintervall) selektiert werden.
Weiters bietet diese Anwendung (je nach Berechtigung) die Möglichkeit, Veranstaltungen zu erstellen und zu bearbeiten.
Im Veranstaltungskalender
Je nach den zentralen Einstellungen der Universität/Hochschule ist das Erstellen von Veranstaltungen nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung oder allen Personen (auch ohne
Wenn Sie Veranstaltungen (kurz "VA") erstellen dürfen, können Sie das mit dem Link 'Neue Veranstaltung erstellen/beantragen' rechts oben im Fenster tun. Für die Einträge stehen dann nacheinander zwei Eingabefenster zur Verfügung. Die Eingaben während des gesamten Erstellungsprozesses unterscheiden sich jedoch grundlegend je nach den zentralen Einstellungen Ihrer Universität, Ihren Berechtigungen und dem Benutzerstatus (anonym, Bedienstete/r mit/ohne Rechte, Studierende/r, externe Person).
Im ersten Erfassungsfenster legen Sie zunächst Veranstaltungsart und -titel fest. Wählen Sie einen Listeneintrag oder tragen Sie eine individuelle Veranstaltungsart in das nebenstehende Textfeld ein, sofern dieses zur Verfügung steht (zentrale Einstellung). Wenn in
A) Für Studierende, externe Personen, nicht angemeldete Benutzer/innen:
Die Verwaltung von Terminen und Raumformalitäten wird von zentraler Stelle durchgeführt. Dies ist die Organisationseinheit, die mit der Organisation aller zentral verwalteten Veranstaltungen befasst ist (in der Regel die Wurzelorganisation). Sie können jedoch einen Ort- und Zeitwunsch angeben (im 2. Eingabefenster). Wenn Sie eine spezielle VA-Berechtigung besitzen (EDIT_VAM), können Sie wählen, ob Sie Termin und Ort von zentraler Stelle buchen lassen oder dies selbst erledigen.
Als anonyme Benutzer/in, Studierende oder externe Person müssen Sie Ihren Namen, Adresse sowie Erreichbarkeitsdaten in den orange umrandeten Pflichtfeldern eintragen.
Achtung! Sie müssen den gesamten Erstellungsprozess innerhalb ein- und derselben Browser-Sitzung erledigen. Solange Sie den Browser nicht schließen, können Sie das Bearbeitungsfenster wieder aufrufen indem Sie im Hauptfenster auf den Titel der Veranstaltung klicken (Sie müssen dazu u.U. bei "Auswahl" unter 'eigene' gehen). Sobald Sie den Browser schließen, können Sie Ihre gespeicherten Daten nicht mehr verändern, nicht gespeicherte Daten gehen verloren!
B) Für Bedienstete mit Berechtigung(en) in den Veranstaltungen:
Bei bestimmten zentralen Einstellungen dürfen nur Bedienstete mit einer Berechtigung (EDIT) in der VA-Applikation Veranstaltungen erstellen. Mit dieser Berechtigung sind Sie selbst für die Organisation von Terminen, Raum und Ressourcen verantwortlich. Wenn Sie die EDIT_VAM-Rolle besitzen, können Sie zwischen eigenständiger und zentraler Verwaltung wählen.
Nach dem Speichern Ihrer Einträge können Sie im Erfassungsfenster 2 je nach Ihren persönlichen Rechten einen Terminwunsch angeben oder Termin- und Ort der Veranstaltung buchen. Die wichtigsten Einträge im Erfassungsfenster 2 sind in der folgenden Tabelle genau beschrieben. Abweichungen können aufgrund der spezifischen zentralen Einstellungen an Ihrer Universität auftreten. Selbsterklärende Felder sind nicht erwähnt.
Allgemeine Informationen | |
weitere Info (URL) | Hier können Sie eine Web-Adresse eingeben, mit der Benutzer/innen des Veranstaltungskalenders zu zusätzlichen Informationen über die Veranstaltung gelangen. |
Anzeige | Mit der Checkbox können Sie festlegen, ob die Veranstaltung nur auf der Organisation des "Owners" (Eigentümers) angezeigt wird oder zusätzlich an allen übergeordneten Org. Wer Eigentümer ist, hängt von Ihrem eigenen Benutzerstatus sowie von den zentralen Einstellungen ab: Erfassen Sie die Veranstaltung als nicht angemeldete/externe Person, Studierende oder Bedienstete ohne Berechtigungen in der Applikation, ist der Eigentümer die Organisation, die mit der zentralen Verwaltung von Veranstaltungen befasst ist (in der Regel die Wurzelorganisation). Wenn aufgrund der zentralen Einstellungen nur Bedienstete mit Berechtigungen in der VA-Applikation Veranstaltungen erfassen dürfen, ist die Owner-Organisation jene, an der Sie eine VA-Berechtigung besitzen.
|
Vortragende/r | kann frei eingetragen oder aus der Liste ausgewählt werden. |
Themenbereich | Sie müssen mindestens einen Themenbereich wählen. Sie können maximal fünf Themenbereiche zuordnen. Diese sind für den Mailverteiler relevant. Falls die Veranstaltung im Veranstaltungskalender der Universität/Hochschule veröffentlicht wird, werden diejenigen Personen informiert, die den Mailverteiler zu diesem Thema subskribiert haben. |
Veranstalter | |
Veranstalter, Mitveranstalter |
Je nach den zentralen Einstellungen von
Der Mitveranstalter kann unabhängig von den zentralen Einstellungen sowohl frei eingetragen als auch aus den Listen ausgewählt werden. |
Kontaktpersonen | |
Kontaktpersonen | Können frei eingetragen werden. |
antragstellende Person | Kann je nach den zentralen Einstellungen von
|
Bedingungen | Für Interessenten und Teilnehmer an der Veranstaltung können Sie hier je nach den zentralen Einstellungen div. Informationen zur Veranstaltung hinterlegen bzw. definieren, z.B. Zahlungs- und Anmeldebedingungen. |
Ressourcen | |
Wann und Wo | Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie Zeit und Ort der Veranstaltung selbst buchen dürfen oder selbst für die Organisation von Terminen verantwortlich sind. Sie müssen die Veranstaltung zuerst speichern, bevor Ort und Zeit festgelegt werden können. Das
Ort/Zeit-Management ist in die Termin/Raum-Verwaltung von
|
bevorzugte Gebäudebereiche, Ort- und Zeit-Wunsch | Wenn Sie nicht berechtigt sind, Ort und Zeit festzulegen, müssen Sie im Pflichtfeld "Ort- und Zeitwunsch" einen solchen angeben. Optional können Sie Wünsche in Bezug auf den Gebäudebereich angeben, indem Sie über das Bearbeitungssymbol einen Bereich auswählen. |
Dienste/ Ressourcen, techn. Infrastruktur |
Die Angaben unter "Dienste/Ressourcen" und "techn. Infrastruktur" dienen als Notizen für Sie selbst sowie als zusätzliche Information für Benutzer/innen. Wenn Sie nicht berechtigt sind, Ort und Zeit festzulegen, dienen die Angaben dazu Ihre Wünsche in Bezug auf Ausstattung des Raumes oder weitere Unterstützung zu hinterlegen. Nach dem Fertigstellen der Erfassung wird die zentrale Stelle für die Verwaltung von Veranstaltungen Ihre Angaben bearbeiten. |
Abhaltungsstatus | Je nach Ihren persönlichen Berechtigungen und den zentralen Einstellungen knnen Sie hier entweder nur den Erfassungsstatus der Veranstaltung einsehen oder selbst den Abhaltungsstatus einstellen - siehe dazu Bearbeitungsschritt 3. |
Dokumente | |
PDF Dokument, JPG Bild | Hier können Sie als zusätzliche Information zur Veranstaltung ein PDF sowie eine JPG-Bilddatei hinterlegen. Die Bilddatei wird dann direkt in der Detailansicht der VA unter der Veranstaltungsbeschreibung angezeigt, das PDF steht zum Download zur Verfügung. |
A) Wenn Veranstaltungen von zentraler Stelle verwaltet werden (betrifft Studierende, externe Personen, nicht angemeldete Benutzer/innen sowie berechtigte Bedienstete, die die zentrale Verwaltung der VA gewählt haben): Wenn Sie die Organisation von Terminen und räumlichen Ressourcen zur Veranstaltung nicht selbst durchführen dürfen bzw. nicht wollen, müssen Sie im dritten Bearbeitungsschritt mit "Fertigstellen" die Erfassung abschließen, damit die mit dem Veranstaltungsmanagement befasste zentrale Stelle die VA hinsichtlich Terminbuchung weiterbearbeiten kann. Die zentrale Stelle wird nach dem Senden Ihres Antrags per E-Mail verständigt und kümmert sich um die Umsetzung Ihrer Wunschtermin-Vorgaben und organisiert nach Möglichkeit die von Ihnen gewünschten räumlichen Ressourcen. Sobald ein Termin für die VA eingetragen ist, scheint diese im Veranstaltungskalender öffentlich auf und Sie können Sie in der Kategorie "Aktuell" einsehen.
Achtung! Sie können die Veranstaltung nach dem "Fertigstellen" nicht mehr bearbeiten, außer Sie besitzen eine spezifische Berechtigung in der Applikation.
B) Wenn Sie für die Termin- und Ressourcenplanung einer VA selbst verantwortlich sind (Bedienstete mit Berechtigung(en) in den Veranstaltungen): Definieren Sie mit den Radio Buttons den Abhaltungsstatus der Veranstaltung und speichern Sie dann die Eingaben. Folgende Status sind einstellbar:
Um eine bereits abgesagte Veranstaltung vollständig aus dem Veranstaltungskalender zu löschen, müssen zuerst alle verknüpften Termine gelöscht werden. Durch Verwenden der Schaltfläche "Löschen" wird die VA gelöscht und aus dem Veranstaltungskalender entfernt.
Wenden Sie sich bei Fragen oder Problemen bitte an die Personen, die auf Universitätsebene die Funktion 'Veranstaltungsmanagement' haben bzw. an den